Baza wiedzy

Urządzenie fiskalne bez tajemnic – sprawdź, jak działa!

Jak wybrać odpowiednie urządzenie fiskalne?

Co to jest urządzenie fiskalne?

Urządzenie fiskalne to sprzęt przeznaczony do rejestrowania sprzedaży detalicznej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Jego głównym zadaniem jest ewidencjonowanie obrotu oraz podatku VAT.

Wyróżniamy dwa główne typy urządzeń fiskalnych:

Kasy fiskalne – działają samodzielnie, bez potrzeby integracji z systemem sprzedażowym.
Drukarki fiskalne – wymagają współpracy z oprogramowaniem sprzedażowym.

Każde urządzenie fiskalne posiada moduł fiskalny, który zapisuje dane sprzedażowe w sposób trwały i niezmienny. Nowsze urządzenia (tzw. online) są dodatkowo połączone z Centralnym Repozytorium Kas (CRK), do którego automatycznie przesyłają dane.

Wybór urządzenia fiskalnego:

Wybór kasy fiskalnej powinien być dostosowany do rodzaju i wielkości prowadzonej działalności. Przed zakupem warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

Gdzie i jak prowadzisz sprzedaż?
- Mały sklep → kasa jednostanowiskowa
- Gastronomia → kasa z funkcją otwartych rachunków
- Usługi mobilne → kasa przenośna z akumulatorem
Czy potrzebujesz integracji z systemem sprzedażowym?
- Tak → wybierz drukarkę fiskalną
- Nie → kasa samodzielna wystarczy
Czy kasa ma być online?
- Od 2021 większość branż musi korzystać z kas online – warto upewnić się, czy Twój obowiązek dotyczy.
Jakie dodatkowe funkcje będą Ci potrzebne?
- Komunikacja Wi-Fi/GSM
- Kopia elektroniczna
- Klawiatura programowalna
- Możliwość drukowania faktur

Wybór serwisu kasy fiskalnej- na co zwróćić uwagę?

Wybierając serwis, który dokona fiskalizacji naszej kasy, zwróćmy uwagę na jego doświadczenie oraz autoryzację otrzymaną od producenta kas fiskalnych. Warto zdecydować się na podpisanie umowy na obsługę wszystkich swoich kas fiskalnych z jednym serwisem, najlepiej w miejscu, w którym kupiliśmy sprzęt. Dzięki temu usprawnimy kwestię przeglądów technicznych czy ewentualnych usterek. Należy pamiętać, że przegląd kasy fiskalnej jest obowiązkowy i powinien być wykonywany nie rzadziej niż co 2 lata przez wybrany serwis.

Wszystko, co należy wiedzieć na temat kas fiskalnych:

Kasa fiskalna to urządzenie elektroniczne służące do rejestracji sprzedawanych produktów lub usług (podatku dochodowego i VAT), należnego ze sprzedaży detalicznej. Każda sprzedaż powinna być potwierdzona drukowanym paragonem fiskalnym, który stanowi wgląd do zakupionych towarów. Każdy paragon powinien informować kupującego o dokładnej cenie poszczególnego towaru/usługi, które są sumą kwoty do zapłaty. Drukowany paragon również stanowi dowód zakupu, przydatnym np. do reklamacji, czy też do odliczania podatku. Kasa fiskalna również jest przydatna podczas rozliczeń z systemem fiskalnym. Każda kasa fiskalna powinna składać się z klawiatury, wyświetlacza, a także drukarki.
Podatnicy, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, są zobowiązani do ewidencjonowania sprzedaży na kasach fiskalnych - należy pamiętać o obowiązkach wynikających z posiadania urządzenia fiskalnego służącego do rejestrowania sprzedaży. Niedopełnienie tych obowiązków wiąże się z poważnymi konsekwencjami.

W przypadku zakupu kasy fiskalnej ONLINE nie ma obowiązku zgłaszania zamiaru zakupu kasy do urzędu skarbowego. Przy użyciu kasy serwisant podczas fiskalizacji dokonuje zgłoszenia podatnika do urzędu skarbowego.
Kiedy należy fiskalizować kasę?
Przepisy określają dokładnie, kiedy kasa fiskalna powinna zostać zakupiona i zafiskalizowana. Przedsiębiorca, który przekracza limit obrotu 20 000 zł na rok musi zainstalować kasę fiskalną, aby ewidencjonować na niej sprzedaż. Gdy limit zostaje przekroczony w trakcie roku, przedsiębiorca ma określony termin na zakup i fiskalizację kasy. To dwa miesiące licząc od końca miesiąca, w którym limit został przekroczony. Przykładowo jeśli limit zostaje przekroczony 2 lutego, to podatnik musi zafiskalizować kasę do końca kwietnia.

Fiskalizując kasę ONLINE, otrzymujemy numer ewidencyjny w trakcie połączenia z Centralnym Repozytorium Kas. Serwisant dokonuje zgłoszenia podatnika do urzędu skarbowego, przekazując także jego dane. Z Repozytorium zostaje przysłany numer ewidencyjny kasy, który jest zapisany w pamięci fiskalnej i chronionej kasy wraz z nr NIP podatnika. W tym momencie pamięć fiskalna i tryb fiskalny zostają uruchomione i drukowany jest raport fiskalny fiskalizacji. Po zakończonej fiskalizacji kasy ONLINE nie ma obowiązku rejestracji tego faktu w urzędzie skarbowym. Ten proces dokonuje się podczas połączenia z Centralnym Repozytorium Kas.
Obowiązkiem podatnika jest zapewnienie łączności z internetem, tak aby przekazywanie danych do Centralnego Repozytorium Kas przebiegały prawidłowo.

Ulga 700zł za zakup kasy

Ulga za zakup kasy: Zgodnie z art. 111 us 4 ustawy o VAT, podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach posiadania kas ONLINE, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup kasy fiskalnej ONLINE w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.
Otrzymują ją ci podatnicy, którzy zostali objęci obowiązkiem posiadania kas ONLINE oraz ci, którzy po raz pierwszy zakupują kasę fiskalną

Słownik pojęć fiskalnych

Paragon fiskalny:

Paragon fiskalny: Musi zawierać zapis: PARAGON FISKALNY. Od zwykłego paragonu różni się specjalnym symbolem fiskalnym po którym następuje numer unikatowy kasy. Nagłówek paragonu zawiera, oraz nazwę, adres i NIP użytkownika kasy oraz numer kasy. Na paragonie znajdują się dane o sprzedanym towarze (nazwa, cena, stawka podatku, kwoty netto i brutto), oznaczenie kasjera, data i godzina wystawienia.

Raport fiskalny:

Raport fiskalny: Raport drukowany z urządzenia fiskalnego, może obejmować różne okresy czasu – najczęściej spotykane są dobowe i miesięczne raporty fiskalne. Stanowią podstawę do prowadzenia zapisów księgowych.

Raport dobowy:

Raport dobowy: masz obowiązek wystawić go i wydrukować najpóźniej przed rozpoczęciem sprzedaży następnego dnia. Kasy on-line są zwolnione z obowiązku drukowania.

Raport okresowy (miesięczny):

Raport okresowy (miesięczny): masz obowiązek wystawić go i wydrukować po zakończeniu miesiąca, w którym odbyła się sprzedaż – najpóźniej do 25. dnia następnego miesiąca.

Paragon niefiskalny:

Paragon niefiskalny: Każdy paragon, który jest generowany przed fiskalizacją kasy jest paragonem niefiskalnym. Wydruki niefiskalne powstają m.in. podczas szkoleń i nauki obsługi kasy.

Paragon fiskalny anulowany:

Wydrukowany przez kasę w momencie sprzedaży dokument potwierdzający niezakończoną transakcję sprzedaży, z oznaczeniem „PARAGON FISKALNY” bez podanej łącznej wartości sprzedaży i bez numeru kolejnego paragonu fiskalnego, zakończony napisem „ANULOWANY”, datą, godziną i minutą wydruku, numerem kasy, oznaczeniem kasjera oraz numerem unikatowym.

Fiskalizacja (ufiskalnienie):

Nieodwracalne uaktywnienie pamięci fiskalnej. Od tego momentu zapisywane są wszystkie dane o operacjach prowadzonych na kasie. Fiskalizacji dokonuje uprawniony pracownik serwisu, który powinien posiadać legitymację wydaną przez producenta kasy.

Pamięć fiskalna:

Pamięć fiskalna: Pamięć fiskalna jest to urządzenie znajdujące się w kasie fiskalnej. Umożliwia ona trwały zapis i wielokrotny odczyt danych, dopuszczonych programem kasy fiskalnej. Dane zapisane w pamięci fiskalnej są nieusuwalne chyba, że pamięć zostanie zniszczona.

Homologacja:

- Homologacja :Oznacza, że dana kasa rejestrująca jest zgodna z przepisami narzuconymi przez Ministerstwo Finansów i może być używana do prowadzenia ewidencji sprzedaży towarów oraz usług.

Książka kasy:

Książka kasy: Książeczka dostarczana wraz z kasą, w której dokonuje się wszelkich adnotacji dotyczących kasy. Książka kasy musi znajdować się w miejscu prowadzenia sprzedaży.

Numer ewidencyjny kasy:

Numer ewidencyjny kasy: Numer nadawany przez właściwy Urząd Skarbowy. Powinien być naniesiony na kasę w sposób trwały oraz odnotowany w książce kasy.

Numer fabryczny/seryjny:

Numer fabryczny/seryjny: Numer indywidualny kasy nadawany przez producenta.

Numer unikatowy kasy:

Numer unikatowy kasy: Jest to indywidualny numer modułu pamięci fiskalnej zamontowanej w kasie/drukarce. Numer ten składa sięz następujących znaków: trzech liter i następujących po nich 8 cyfr

ONLINE Rodzaj kas:

ONLINE Rodzaj kas, które przekazują dane do Centralnego Repozytorium Kas, dane jakie są przekazywane to m.in. paragony, raporty dobowe, wszystkie zdarzenia na kasie. Dostępne na rynku od 2019 r., wybrane branże już zostały objęte obowiązkiem ich posiadania.

PLU:

PLU: określenie towaru zaprogramowanego w bazie towarowej kasy. PLU ma przyporządkowany unikalny numer w bazie towarowej kasy; PLU musi mieć określoną stawkę podatku VAT.

Program pracy kasy

Program pracy kasy: Jest to program pracy kasy (modułu fiskalnego) dopuszczony przez Ministra Finansów do stosowania, zapewniający prawidłowy i trwały jednokrotny zapis wielkości obrotu i kwot podatku w pamięci fiskalnej kasy oraz wydruk oryginału i kopii paragonów i raportów fiskalnych a także wydruków niefiskalnych (nie zawierających transakcji sprzedaży) dopuszczonych do druku przez program pracy kasy.

Przegląd techniczny:

Przegląd techniczny kasy: Kasę fiskalną należy oddawać do przeglądu technicznego nie rzadziej niż co 2 lata. Użytkowanie kasy bez ważnego przeglądu technicznego grozi konsekwencjami w razie kontroli skarbowej.

Plomba serwisowa:

Plomba: Zabezpieczenie zakładane przez pracownika serwisu (każdy serwisant ma swoją plombownicę do określonego typu kasy). Należy sprawdzać czy po zaplombowaniu numer jest czytelny, bowiem plomba uszkodzona oznacza kłopoty i sankcje w razie kontroli Urzędu Skarbowego.

Oprogramowanie sprzedażowe:

Oprogramowanie sprzedażowe: Oprogramowanie komputerowe współpracujące z urządzeniami fiskalnymi pozwalające na zarządzenie sprzedażą, asortymentem, wykazem kontrahentów itp.

Oczywista omyłka rachunkowa:

Oczywista omyłka rachunkowa: Za oczywistą pomyłkę uznaje się każdą omyłkę, która jest niezamierzona, bezsporna i wynika wyłącznie z niedokładności sprzedawcy.